Configurações da Estrutura#

Tendo o cadastro aprovado, o Gestor do protocolo terá o acesso liberado ao Portal de Administração, visando a configuração da estrutura organizacional da instituição.

No fluxo abaixo, estão consolidadas as principais atividades a serem realizadas pelo gestor responsável pelo Tramita.GOV.BR:

../_images/fluxo_adesao_configuracao_tramita.png

Geração do certificado digital#

  • O certificado digital é a garantia, dentro do Tramita.GOV.BR, de que o SPE conectado pertence de fato ao órgão que realizou o cadastro no Portal.

  • Ele é gerado pelos gestores de protocolo no Portal do Tramita.GOV.BR, por meio da funcionalidade localizada no menu Administração > Opção “Sistemas de Processo Administrativo Eletrônico”.

  • O certificado é gerado por meio da ação “Gerar Certificado”. Antes de sair da tela de geração, não se esqueça de salvar a senha e o certificado em algum lugar seguro. O certificado é vinculado automaticamente ao órgão ou a entidade no Portal de administração e se torna confiável para o Tramita.GOV.BR.

../_images/Geracao_de_Certificado_por_meio_do_Portal_do_Barramento.gif

Cadastro da Hierarquia#

Nota

Aos órgãos/entidades com estrutura hierárquica mantida pelo SIORG, não é permitido o cadastro de novas unidades, sendo necessário solicitar eventuais ajustes, quando necessários, à área responsável pela gestão do SIORG na organização.

Já os órgãos e as entidades que não se enquadram no disposto acima, ou seja não é SIORG, poderão importar cadastrar ou modificar a sua estrutura, por meio da funcionalidade “Gestão do Tramita.GOV.BR”.

A possibilidade de Importar Estruturas – Ao clicar, o sistema dá a possiblidade de importar Estruturas Organizacionais por meio de um arquivo.

É responsabilidade do órgão e da entidade, em processo de implantação, definir quais e quantas unidades da sua estrutura hierárquica serão cadastradas no Portal.

Para realizar o cadastro ou alteração de uma árvore de Unidades Administrativas, clique no botão “Hierarquia”. O sistema apresentará uma tela com algumas funcionalidades.

../_images/Opcao_Hierarquia_do_Menu.gif
../_images/Visualizacao_e_Edicao_da_Hierarquia.gif

Estrutura de Unidades Administrativas: As unidades são exibidas em formato de lista expansível: havendo unidades abaixo delas na hierarquia, é possível exibi-las clicando-se na seta para a direita (seta_direita) para expandir a lista. A lista já expandida fica assinalada com a seta para baixo (seta_baixo), na qual se pode clicar novamente para recolhê-la. Os níveis hierárquicos serão exibidos da esquerda para a direita, ou seja, uma unidade abaixo na hierarquia estará alinhada mais à direita que sua superior.

Funcionalidades de alteração na Estrutura de Unidades Administrativas:

a.Alterar “nó pai” – Ao clicar, o usuário seleciona uma unidade administrativa para indicar um novo “nó pai”, ou seja, uma unidade - dentre as já cadastradas - que estará acima da unidade selecionada na hierarquia.

b.Adicionar unidade filha – Operação inversa à descrita acima: ao clicar, o usuário cria Unidade Administrativa abaixo da unidade selecionada, devendo preencher um formulário com os dados: Nome, Sigla, Código no Órgão/Entidade e Descrição da unidade filha:

OBS.: Como boa prática, indica-se cadastrar apenas a primeira letra de cada palavra em caixa alta, por exemplo: “Diretoria de Informações, Serviços e Sistemas de Gestão”. Portanto, evite cadastrar todo o nome da unidade em caixa alta.

c.Reativar – Após o usuário habilitar a caixa de seleção “Mostrar inativos” e selecionar uma unidade na estrutura, o sistema possibilita reativar a unidade selecionada na estrutura organizacional.

d.Inativar – Ao clicar, o sistema permite inativar a estrutura organizacional.

e.Visualizar – Ao clicar, o sistema apresenta as informações cadastrais da Unidade Administrativa selecionada.

f.Editar - Ao clicar, o sistema apresenta as informações cadastrais da Unidade Administrativa selecionada que poderá ser editada e alterada.

Cadastro de novos Gestores do Órgão/Entidade#

Nesta funcionalidade, o Gestor de Protocolo, previamente cadastrado e devidamente aprovado pelos administradores do Tramita.GOV.BR, poderá adicionar novos Gestores de Protocolo, que poderão auxiliar na administração das configurações de seu sistema. Esta funcionalidade está disponível no menu Protocolo > Gestão do Tramita.GOV.BR.

Para cadastrar o Gestor, basta clicar no botão “Gestores”, como na captura de tela a seguir:

../_images/Menu_Gestores.gif

Na tela seguinte, basta clicar em “Adicionar gestor”.

../_images/Adicionar_Gestor.gif

Em seguida, deve ser inserido o CPF do gestor a ser cadastrado, clicando-se em seguida no Botão “Procurar”. Caso o novo gestor não seja localizado, o usuário deverá preencher os dados no formulário e clicar no botão “Cadastrar e adicionar como gestor de protocolo”. O acesso dos novos gestores é realizado por meio da autenticação Gov.Br.

../_images/Dados_do_Gestor_de_Protocolo.gif

Se o Gestor já estiver cadastrado, ao inserir um CPF e clicar no botão “Procurar”,os dados já serão resgatados automaticamente, bastando ao usuário clicar no botão “Adicionar como gestor de protocolo”.

../_images/Busca_de_Gestor_de_Protocolo_pelo_CPF.gif

Uma vez efetivado o cadastro, o sistema apresentará os dados do(s) Gestor(es) de Protocolo cadastrado(s).

../_images/Lista_dos_Gestores_de_Protocolo_do_orgao_entidade.png

Definição de unidades administrativas para envio e recebimento de processos externos#

A principal configuração para iniciar a integração é definir quais as unidades administrativas do órgão ou da entidade serão utilizadas para realizar o envio e/ou recebimento de processos externos.

Também é importante lembrar que estas unidades estarão disponíveis para os demais órgãos ou entidades externas quando estes forem enviar processos e documentos para o órgão cadastrado.

O Tramita.GOV.BR permite customizar esta configuração de diversas maneiras, possibilitando que somente algumas unidades do órgão ou da entidade estejam disponíveis para envio, por exemplo somente as unidades de protocolo, ou liberando o acesso para toda a estrutura organizacional realizar livremente o envio de processos. Desta forma, o Gestor deverá definir qual a melhor abordagem para sua instituição, alinhada às suas políticas interna de expedição de processos e documentos.

Após esta definição, as unidades selecionadas estarão aptas a realizar o envio de processos/documentos e estarão visíveis para os demais sistemas externos como unidades disponíveis para envio de processos/documentos.

A configuração é feita por meio da funcionalidade Protocolo > Gestão do Tramita.GOV.BR.

../_images/Botao_Sistemas.gif

O Gestor deverá localizar seu órgão/entidade na listagem e, em seguida, clicar no botão Sistemas.

../_images/Botao_Unidades_Administrativas.gif

Em seguida, o Gestor deverá clicar no botão “Unidades Administrativas”, para definir quais serão utilizadas pelos órgãos e pelas entidades para realizar o envio externo e/ou recebimento de processos.

../_images/Selecao_de_Unidades_Administrativas.gif

Na tela seguinte, poderá assinalar quais unidades, dentro de sua hierarquia, estarão aptas a:

a.Enviar e Receber Processos e documentos; b.Somente enviar; ou c.Somente receber.

Após esta vinculação, as unidades administrativas selecionadas estarão aptas para realizar o envio e/ou recebimento de processos/ documentos, ficando visíveis para os demais sistemas externos como unidades disponíveis para envio de processos/documentos.

Em seguida, clicar no botão Salvar alterações. O sistema apresentará uma mensagem de sucesso.

Definição de unidades centralizadoras de processos/documentos#

Em complemento à definição das unidades administrativas que poderão fazer o envio e recebimento de processos externos (vide Definição de unidades para envio e recebimento de processos externos), o Tramita.GOV.BR também permite que sejam definidas unidades centralizadoras, que serão responsáveis por receber todos os processos enviados para a instituição – independente da unidade indicada pelo órgão ou pela entidade remetente na hora do envio do processo ou documento – funcionando como unidades de protocolo. Acesso ao Ambiente de Produção.

Por Exemplo: considere o cenário em que o órgão ABC definiu as seguintes unidades:

  • Órgão ABC (raiz da organização)

  • Secretaria de Assuntos Especiais

  • Secretaria Executiva

  • Secretaria de Planejamento e Orçamento

  • Gabinete do Ministro

  • Protocolo Central

Neste cenário, as unidades acima também estariam visíveis externamente para que qualquer outro órgão ou entidade externo possa enviar processos/documentos diretamente para elas, sem passagem por nenhuma outra área.

Com a configuração de uma unidade centralizadora, será possível definir regras de encaminhamento, isto é, direcionando que os processos externos enviados para as unidades acima exemplificadas sejam automaticamente redirecionados para a unidade centralizadora definida.

Ou seja, considerando os dados acima, poderíamos configurar o Protocolo Central como Unidade Centralizadora do órgão ABC. Com isto, um processo enviado diretamente para o Gabinete do Ministro seria automaticamente redirecionado para o Protocolo Central do órgão. Após esta definição, as regras de redirecionamento já serão aplicadas para os novos processos/documentos recebidos.

Essa configuração é feita a partir da funcionalidade Protocolo > Gestão do Tramita.GOV.BR.

../_images/Funcionalidade_Unidades_Centralizadoras.gif

Para iniciar, o Gestor deverá escolher seu órgão/entidade e clicar no botão “Unidades Centralizadoras”.

../_images/Botao_Definir_novas_unidades_centralizadoras.gif

Na tela seguinte, o Gestor deverá clicar no botão “Definir novas unidades centralizadoras” para definir quais serão as unidades centralizadoras do órgão.

../_images/Definir_Unidades_Centralizadoras.gif

A escolha da unidade para redirecionamento de processos é realizada por meio da marcação da caixa de seleção da referida unidade na estrutura hierárquica.

Esta será a unidade centralizadora, à qual os processos serão enviados, em vez das unidades indicadas no trâmite original. Após o cadastro desta unidade centralizadora, será necessário indicar por quais unidades administrativas ela responde. Esta indicação é fundamental para que o Tramita.GOV.BR realize o correto encaminhamento dos processos.

As unidades administrativas selecionadas são exibidas como unidades habilitadas para o recebimento de processos na funcionalidade do Tramita.GOV.BR. Contudo, no momento do recebimento o processo administrativo eletrônico ou documento avulso, em meio eletrônico, é recebido pela unidade centralizadora à qual a unidade administrativa está vinculada, ou seja, o recebimento ser dará por meio da unidade centralizadora definida.

Painel de Controle#

O Painel de Controle é uma funcionalidade, disponível aos Gestores de Protocolo, para o acompanhamento das tramitações de processos administrativos eletrônicos ou documento avulso, em meio eletrônico, realizados pelo Tramita.GOV.BR.

Esta funcionalidade pode ser acessada por meio do menu Administração > Painel de Controle.

../_images/Filtros_da_Funcionalidade_Painel_de_Controle.gif

Função que permite consultar por todos os Sistemas de Processo Administrativo Eletrônico - SPE ou selecionar um SPE específico.

Função que permite escolher o período do trâmite desejado. O período poderá ser selecionado por Mês e Ano, respectivamente. Caso a caixa de seleção “Escolher período” seja selecionada, o sistema apresentará o componente “Calendário” para selecionar uma data inicial e uma data final.

Função que permite selecionar os dados do Gráfico por percentual ou por quantidade.

Função que permite gerar o Painel de Controle dos trâmites por situação.

../_images/Resultado_da_Pesquisa_do_Painel_de_Controle.gif

Função que permite selecionar uma situação do trâmite ou todas as situações.

IDT, ou “Identificação do Trâmite”. É um número único que identifica cada trâmite específico.

NRE significa o Número do Registro do Trâmite. O NRE é o número de protocolo do Tramita.GOV.BR, independente de quantas vezes o processo for tramitado entre SPEs, esse recebe o mesmo número.

Ao clicar no Número do IDT, o sistema apresentará uma tela com as Informações ( Trâmite, Remetente e Destinatário), Recibo ( Recibo de Envio e Recibo de Trâmite) , Situação ( Data/Hora e Situação Atual do Trâmite) e Componentes ( Ordem, Documento, Espécie, Nível de Restrição, Avulso, Hash, Tipo de Conteúdo, Mime Type e Tamanho de cada arquivo e o tamanho Total dos arquivos) do trâmite, conforme abaixo:

A. Informações – Informações detalhada do trâmite, o sistema apresenta do Trâmite ( Tipo, Descrição e Nível de Acesso) e do Remetente e do Destinatário ( Repositório, órgão, SPE vinculado, tipo de autenticação )

../_images/Informações_do_Tramite.gif

B. Recibo – São os recibos que são trocados entre os dois sistemas para confirmar os envios e recebimento dos documentos.

../_images/Painel_de_Controle_02_Informacoes_para_Recibo.gif

C. Situações – O sistema apresenta a situação atual do trâmite com data e hora. Para Cada IDT, pode haver uma ou várias situações do Trâmite. Se o trâmite é concluído com recusa, será exibida uma nova aba com o motivo da recusa.

../_images/Painel_de_Controle_03_Informacoes_para_Situacao.gif

D. Componentes – São os componentes digitais que foram tramitados no IDT. O sistema apresenta a Ordem, Documento, Espécie, Nível de Restrição, Avulso, Hash, Tipo de Conteúdo, MimeType e Tamanho individual e Total dos arquivos do trâmite.

../_images/Painel_de_Controle_04_Informacoes_para_Componentes.gif

E. Recusa – É exibida apenas quando o trâmite é concluído com recusa. Com essa aba é possível consultar a justificativa de recusa do processo ou documento avulso.

../_images/GifRecusasTramita.gif