Configurações da Estrutura#
Tendo o cadastro aprovado, o Gestor do protocolo terá o acesso liberado ao Portal de Administração, visando a configuração da estrutura organizacional da instituição.
No fluxo abaixo, estão consolidadas as principais atividades a serem realizadas pelo gestor responsável pelo Tramita.GOV.BR:
Geração do certificado digital#
O certificado digital é a garantia, dentro do Tramita.GOV.BR, de que o SPE conectado pertence de fato ao órgão que realizou o cadastro no Portal.
Ele é gerado pelos gestores de protocolo no Portal do Tramita.GOV.BR, por meio da funcionalidade localizada no menu Administração > Opção “Sistemas de Processo Administrativo Eletrônico”.
O certificado é gerado por meio da ação “Gerar Certificado”. Antes de sair da tela de geração, não se esqueça de salvar a senha e o certificado em algum lugar seguro. O certificado é vinculado automaticamente ao órgão ou a entidade no Portal de administração e se torna confiável para o Tramita.GOV.BR.
Cadastro da Hierarquia#
Nota
Aos órgãos/entidades com estrutura hierárquica mantida pelo SIORG, não é permitido o cadastro de novas unidades, snedo necessário solicitar eventuais ajustes, quando necessários, à área responsável pela gestão do SIORG na organização.
Já os órgãos e as entidades que não se enquadram no disposto acima poderão cadastrar ou modificar a sua estrutura, por meio da funcionalidade “Gestão do Tramita.GOV.BR ”.
É responsabilidade do órgão e da entidade, em processo de implantação, definir quais e quantas unidades da sua estrutura hierárquica serão cadastradas no Portal.
Para realizar o cadastro ou alteração de uma árvore de Unidades Administrativas, clique no botão “Hierarquia”. O sistema apresentará uma tela com algumas funcionalidades.
Estrutura de Unidades Administrativas: As unidades são exibidas em formato de lista expansível: havendo unidades abaixo delas na hierarquia, é possível exibi-las clicando-se na seta para a direita (
) para expandir a lista. A lista já expandida fica assinalada com a seta para baixo (
), na qual se pode clicar novamente para recolhê-la. Os níveis hierárquicos serão exibidos da esquerda para a direita, ou seja, uma unidade abaixo na hierarquia estará alinhada mais à direita que sua superior.
Funcionalidades de alteração na Estrutura de Unidades Administrativas:
a.Alterar “nó pai” – Ao clicar, o usuário seleciona uma unidade administrativa para indicar um novo “nó pai”, ou seja, uma unidade - dentre as já cadastradas - que estará acima da unidade selecionada na hierarquia.
b.Adicionar unidade filha – Operação inversa à descrita acima: ao clicar, o usuário cria Unidade Administrativa abaixo da unidade selecionada, devendo preencher um formulário com os dados: Nome, Sigla, Código no Órgão/Entidade e Descrição da unidade filha:
OBS.: Como boa prática, indica-se cadastrar apenas a primeira letra de cada palavra em caixa alta, por exemplo: “Diretoria de Informações, Serviços e Sistemas de Gestão”. Portanto, evite cadastrar todo o nome da unidade em caixa alta.
c.Reativar – Após o usuário habilitar a caixa de seleção “Mostrar inativos” e selecionar uma unidade na estrutura, o sistema possibilita reativar a unidade selecionada na estrutura organizacional.
d.Inativar – Ao clicar, o sistema permite inativar a estrutura organizacional.
e.Visualizar – Ao clicar, o sistema apresenta as informações cadastrais da Unidade Administrativa selecionada.
Cadastro de novos Gestores do Órgão/Entidade#
Nesta funcionalidade, o Gestor de Protocolo, previamente cadastrado e devidamente aprovado pelos administradores do Tramita.GOV.BR, poderá adicionar novos Gestores de Protocolo, que poderão auxiliar na administração das configurações de seu sistema. Esta funcionalidade está disponível no menu Protocolo > Gestão do Tramita.GOV.BR.
Para cadastrar o Gestor, basta clicar no botão “Gestores”, como na captura de tela a seguir:
Na tela seguinte, basta clicar em “Adicionar gestor”.
Em seguida, deve ser inserido o CPF do gestor a ser cadastrado, clicando-se em seguida no Botão “Procurar”. Caso o novo gestor não seja localizado, o usuário deverá preencher os dados no formulário e clicar no botão “Cadastrar e adicionar como gestor de protocolo”. O acesso dos novos gestores é realizado por meio da autenticação Gov.Br.
Se o Gestor já estiver cadastrado, ao inserir um CPF e clicar no botão “Procurar”,os dados já serão resgatados automaticamente, bastando ao usuário clicar no botão “Adicionar como gestor de protocolo”.
Uma vez efetivado o cadastro, o sistema apresentará os dados do(s) Gestor(es) de Protocolo cadastrado(s).
Definição de unidades administrativas para envio e recebimento de processos externos#
A principal configuração para iniciar a integração é definir quais as unidades administrativas do órgão ou da entidade serão utilizadas para realizar o envio e/ou recebimento de processos externos.
Também é importante lembrar que estas unidades estarão disponíveis para os demais órgãos ou entidades externas quando estes forem enviar processos e documentos para o órgão cadastrado.
O Tramita.GOV.BR permite customizar esta configuração de diversas maneiras, possibilitando que somente algumas unidades do órgão ou da entidade estejam disponíveis para envio, por exemplo somente as unidades de protocolo, ou liberando o acesso para toda a estrutura organizacional realizar livremente o envio de processos. Desta forma, o Gestor deverá definir qual a melhor abordagem para sua instituição, alinhada às suas políticas interna de expedição de processos e documentos.
Após esta definição, as unidades selecionadas estarão aptas a realizar o envio de processos/documentos e estarão visíveis para os demais sistemas externos como unidades disponíveis para envio de processos/documentos.
A configuração é feita por meio da funcionalidade Protocolo > Gestão do Tramita.GOV.BR.
O Gestor deverá localizar seu órgão/entidade na listagem e, em seguida, clicar no botão Sistemas.
Em seguida, o Gestor deverá clicar no botão “Unidades Administrativas”, para definir quais serão utilizadas pelos órgãos e pelas entidades para realizar o envio externo e/ou recebimento de processos.
Na tela seguinte, poderá assinalar quais unidades, dentro de sua hierarquia, estarão aptas a:
a.Enviar e Receber Processos e documentos; b.Somente enviar; ou c.Somente receber.
Após esta vinculação, as unidades administrativas selecionadas estarão aptas para realizar o envio e/ou recebimento de processos/ documentos, ficando visíveis para os demais sistemas externos como unidades disponíveis para envio de processos/documentos.
Em seguida, clicar no botão Salvar alterações. O sistema apresentará uma mensagem de sucesso.
Definição de unidades centralizadoras de processos/documentos#
Em complemento à definição das unidades administrativas que poderão fazer o envio e recebimento de processos externos (vide Definição de unidades para envio e recebimento de processos externos), o Tramita.GOV.BR também permite que sejam definidas unidades centralizadoras, que serão responsáveis por receber todos os processos enviados para a instituição – independente da unidade indicada pelo órgão ou pela entidade remetente na hora do envio do processo ou documento – funcionando como unidades de protocolo.`Acesso ao Ambiente de Produção.
Por Exemplo: considere o cenário em que o órgão ABC definiu as seguintes unidades:
Órgão ABC (raiz da organização)
Secretaria de Assuntos Especiais
Secretaria Executiva
Secretaria de Planejamento e Orçamento
Gabinete do Ministro
Protocolo Central
Neste cenário, as unidades acima também estariam visíveis externamente para que qualquer outro órgão ou entidade externo possa enviar processos/documentos diretamente para elas, sem passagem por nenhuma outra área.
Com a configuração de uma unidade centralizadora, será possível definir regras de encaminhamento, isto é, direcionando que os processos externos enviados para as unidades acima exemplificadas sejam automaticamente redirecionados para a unidade centralizadora definida.
Ou seja, considerando os dados acima, poderíamos configurar o Protocolo Central como Unidade Centralizadora do órgão ABC. Com isto, um processo enviado diretamente para o Gabinete do Ministro seria automaticamente redirecionado para o Protocolo Central do órgão. Após esta definição, as regras de redirecionamento já serão aplicadas para os novos processos/documentos recebidos.
Essa configuração é feita a partir da funcionalidade Protocolo > Gestão do Tramita.GOV.BR.
Para iniciar, o Gestor deverá escolher seu órgão/entidade e clicar no botão “Unidades Centralizadoras”.
Na tela seguinte, o Gestor deverá clicar no botão “Definir novas unidades centralizadoras” para definir quais serão as unidades centralizadoras do órgão.
A escolha da unidade para redirecionamento de processos é realizada por meio da marcação da caixa de seleção da referida unidade na estrutura hierárquica.
Esta será a unidade centralizadora, à qual os processos serão enviados, em vez das unidades indicadas no trâmite original. Após o cadastro desta unidade centralizadora, será necessário indicar por quais unidades administrativas ela responde. Esta indicação é fundamental para que o Tramita.GOV.BR realize o correto encaminhamento dos processos.
As unidades administrativas selecionadas são exibidas como unidades habilitadas para o recebimento de processos na funcionalidade do Tramita.GOV.BR. Contudo, no momento do recebimento o processo administrativo eletrônico ou documento avulso, em meio eletrônico, é recebido pela unidade centralizadora à qual a unidade administrativa está vinculada, ou seja, o recebimento ser dará por meio da unidade centralizadora definida.
Painel de Controle#
O Painel de Controle é uma funcionalidade, disponível aos Gestores de Protocolo, para o acompanhamento das tramitações de processos administrativos eletrônicos ou documento avulso, em meio eletrônico, realizados pelo Tramita.GOV.BR.
Esta funcionalidade pode ser acessada por meio do menu Administração > Painel de Controle.
Função que permite consultar por todos os Sistemas de Processo Administrativo Eletrônico - SPE ou selecionar um SPE específico.
Função que permite escolher o período do trâmite desejado. O período poderá ser selecionado por Mês e Ano, respectivamente. Caso a caixa de seleção “Escolher período” seja selecionada, o sistema apresentará o componente “Calendário” para selecionar uma data inicial e uma data final.
Função que permite selecionar os dados do Gráfico por percentual ou por quantidade.
Função que permite gerar o Painel de Controle dos trâmites por situação.
Função que permite selecionar uma situação do trâmite ou todas as situações.
IDT, ou “Identificação do Trâmite”. É um número único que identifica cada trâmite específico.
NRE significa o Número do Registro do Trâmite. O NRE é o número de protocolo do Tramita.GOV.BR, independente de quantas vezes o processo for tramitado entre SPEs, esse recebe o mesmo número.
Ao clicar no Número do IDT, o sistema apresentará uma tela com as Informações do remetente e do destinatário, informações do Recibo, Situação atual do trâmite e os Componentes do trâmite, conforme abaixo:
A. Informações – Informações detalhada do trâmite, o sistema apresenta o Repositório, órgão, SPE vinculado, tipo de autenticação do remetente e do destinatário.
B. Recibo – São os recibos que são trocados entre os dois sistemas para confirmar os envios e recebimento dos documentos.
C. Situações – O sistema apresenta a situação atual do trâmite com data e hora. Para Cada IDT, pode haver uma ou várias situações do Trâmite. Se o trâmite é concluído com recusa, será exibida uma nova aba com o motivo da recusa.
D. Componentes – São os arquivos que foram tramitados no IDT. o sistema apresenta o nome, Hash, tipo de conteúdo, MimeType e o tamanho em bytes dos arquivos.
E. Recusa – É exibida apenas quando o trâmite é concluído com recusa. Com essa aba é possível consultar a justificativa de recusa do processo ou documento avulso.