Módulo de Gestão Documental

O módulo de Gestão documental do SEI traz consigo uma série de funcionalidades que visam contribuir para a gestão arquivística dos processos possibilitando o arquivamento, o desarquivamento, o controle dos prazos de guarda, a avaliação e a eliminação.

Essa seção tem por objetivo demonstrar as funcionalidades que serão disponibilizadas pelo módulo de Gestão Documental e também as configurações necessárias para o seu correto funcionamento.

O módulo de Gestão Documental adiciona funcionalidades ao SEI, tais como:

Arquivar Processo – Possibilita o arquivamento de processos.

Desarquivar Processo – Possibilita que um processo arquivado seja desarquivado e retorne para a tela de controle de processos.

Menu Pendências de Arquivamento – Exibe todos os processos pendentes de arquivamento cuja unidade foi a última a concluir.

Menu Arquivo da Unidade – Concentra todos os processos arquivados pela unidade e que se encontram em fase de guarda corrente.

Menu Gestão Documental – Possibilita a avaliação dos processos, a geração de listagens, editais e termos de eliminação, bem como a efetivação da eliminação.

Acervo Global - Lista os processos sem andamentos abertos e cujas unidades por onde eles tramitaram encontram-se desativadas.

Neste manual serão detalhadas todas as parametrizações e funcionalidades do módulo.

Parametrizações

No Sistema de Permissões (SIP)

Concessão dos perfis

O módulo de Gestão Documental inclui dois novos perfis no SEI: perfil GD Arquivamento, que permite realizar o arquivamento e o desarquivamento de processos, e o perfil GD Avaliação, que permite realizar as configurações da gestão documental, a avaliação e a eliminação de processos.

ATENÇÃO

A partir da versão 4.1, o SEI possui menus e recursos de gestão documental nativos. Para o correto funcionamento do módulo de Gestão documental, é necessário que os menus sejam excluídos e os recursos sejam desativados conforme orientação abaixo:

A configuração por meio da execução de script está disponível no código fonte do Módulo. Solicite que a área de TI do seu órgão execute o script contido na pasta XXXXX.

Também é possível realizar a desativação de forma manual. Para desativar os menus, acesse Menus > Listar e desative os menus abaixo por meio do ícone .

Menus que devem ser excluídos:
Administração / CPAD
Administração / CPAD / Nova
Administração / CPAD / Listar
Administração / CPAD / Reativar
Avaliação CPAD
Avaliação Documental
Documentos para Eliminação
Editais de Eliminação
cpad_avaliacao_listar
arquivamento_eliminacao_listar
avaliacao_documental_pesquisar
edital_eliminacao_listar

Para desativar os recursos, acesse o menu Recursos > Listar e realize a desativação dos recursos abaixo por meio do ícone .

Recursos que devem ser desativados:
avaliacao_documental_alterar
cpad_avaliacao_alterar
cpad_avaliacao_ativar
cpad_avaliacao_cadastrar
cpad_avaliacao_desativar
cpad_avaliacao_excluir
cpad_avaliacao_listar
cpad_versao_alterar
arquivamento_eliminacao_listar
arquivamento_eliminacao_sinalizar
arquivamento eliminar
avaliacao_documental_alterar
avaliacao_documental_cadastrar
avaliacao_documental_excluir
avaliacao_documental_pesquisar
avaliacao_documental_selecionar
cpad_avaliacao_alterar
cpad_avaliacao_desativar
cpad_avaliacao_excluir
edital_eliminacao_alterar
edital_eliminacao_cadastrar
edital_eliminacao_conteudo_cadastrar
edital_eliminacao_conteudo_excluir
edital_eliminacao_conteudo_listar
edital_eliminacao_eliminados_gerar
edital_eliminacao_eliminar
edital_eliminacao_erro_cadastrar
edital_eliminacao_erro_excluir
edital_eliminacao_excluir
edital_eliminacao_gerar
edital_eliminacao_listar

No Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

Configurações da Gestão Documental

Por meio deste menu é possível configurar os tipos de processos e os tipos de documentos que serão utilizados pelo Módulo. Além disso, é possível configurar um prazo, em dias, que o Módulo irá aplicar quando da publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos a fim de permitir a eliminação dos processos.

ATENÇÃO

Por padrão, o Módulo vem configurado com o prazo de 30 (trinta) dias.

Justificativas de Arquivamento e Desarquivamento

Neste menu é possível listar, incluir e excluir as justificativas a serem selecionadas quando da execução das atividades de arquivamento e desarquivamento de processos.

O Módulo já conta com justificativas cadastradas previamente. Para incluir novas justificativas, acesse o Menu Gestão documental > Justificativas de Arquivamento/Desarquivamento > Novo e realize o cadastro.

Unidades de Arquivamento

Neste menu é possível listar, excluir e cadastrar as unidades que poderão realizar o arquivamento e desarquivamento de processos. Para cada unidade de arquivamento cadastrada é necessário indicar também a unidade que será responsável por realizar a avaliação dos processos quando do cumprimero do prazo de guarda corrente.

Para cadastrar unidades de arquivamento, acesse o Menu Gestão documental > Unidades de Arquivamento e realize o cadastro.

Uso do Sistema

O sistema foi desenvolvido cumprindo as normativas de gestão documental expedidas pelo Arquivo Nacional e pelo Consel ho Nacional de Arquivos – Conarq. O fluxo é baseado na Teoria das Três Idades, e possui três macro-processos: o arquivamento, a avaliação e a destinação, incluindo seus respectivos procedimentos e operações técnicas.

ATENÇÃO

Na atual versão do Módulo as atividades referentes à destinação englobam apenas a eliminação. O recolhimento estará disponível na próxima versão do Módulo.

Menu Pendências de Arquivamento

No menu pendências de arquivamento encontram-se todos os processos cuja unidade foi a última a concluir e se encontram pendentes de arquivamento.

Neste menu, são listados os processos disponíveis para arquivamento. Também é possível utilizar os filtros presentes na parte superior da tela para pesquisa, bem como realizar o arquivamento e a reabertura de cada processo individualmente ou em lote.

Arquivar Processo

A primeira etapa para o início da contagem dos prazos de guarda inicia-se no momento do arquivamento do processo, procedimento que finda a ação administrativa objeto do processo.

O arquivamento segue as orientações da Portaria Interministerial MJ/MPOG nº 1677/2014.

O botão “Arquivar Processo” será utilizado para indicar que o último ato processual foi realizado, ou seja, tal processo não terá mais movimentações e estará pronto para iniciar a contagem dos prazos de guarda.

O arquivamento pode ser realizado através da tela de Pendências de Arquivamento e da tela do processo.

Para realizar o arquivamento, clique no ícone , escolha a justificativa e selecione ou altere o assunto. Em seguida, insira a senha e clique em “assinar”. O Termo de Arquivamento é gerado automaticamente e inserido no processo arquivado.

ATENÇÃO

Só é possível reabrir processos que estejam apenas concluídos. Processos arquivados precisam ser desarquivados para voltarem a tramitar.

Arquivando processo pelas Pendências de Arquivamento

Arquivando processo por meio da Tela do Processo

O arquivamento impede que novos documentos ou andamentos sejam associados ao processo, sendo possível acessar apenas os seguintes ícones:

a.Iniciar Processo Relacionado;

b.Consultar Processo;

c.Acompanhamento Especial;

d.Adicionar aos Favoritos;

e.Anotações;

f.Gerar Arquivo PDF do Processo;

g.Gerar Arquivo ZIP do Processo;

h.Comentários;

i.Controle de Processos;

j.Pesquisar no Processo;

k.Consultar Histórico de Arquivamento do Processo;

l.Desarquivar Processo.

Arquivamento Legado

O Arquivamento Legado é uma funcionalidade que permite o arquivamento do processo com data retroativa. Porém, essa ação só é permitida em processos sem andamentos abertos e concluídos em data anterior a atual. Ao instalar o módulo, os processos concluídos e sem andamentos abertos irão aparecer nas Pendências de Arquivamento da última unidade que o concluiu.

ATENÇÃO

No arquivamento legado não é possível selecionar uma data de arquivamento anterior à data da última conclusão do processo.

Arquivo da Unidade

Após arquivado, o processo ficará disponível no menu “Arquivo da Unidade” até o cumprimento do tempo de guarda em fase corrente.

Neste menu é possível pesquisar, imprimir e desarquivar processos.

Desarquivar Processo

O botão “Desarquivar Processo” permite executar o desarquivamento, fazendo com que retorne para a tela de controle de processos da unidade que o desarquivou.

Para realizar o desarquivamento, clique no ícone e escolha a justificativa. Em seguida, insira a senha e clique em “assinar”. O Termo de Desarquivamento é gerado automaticamente e inserido no processo desarquivado.

O desarquivamento de um processo poderá ser realizado por meio da tela do processo ou pelo menu “Arquivo da Unidade”.

Desarquivando processo pela tela Arquivo da Unidade

Desarquivando processo por meio da Tela do Processo

Menu Gestão Documental

O menu Gestão documental poderá ser utilizado pelo usuário lotado na Unidade configurada como de Avaliação que possua o perfil GD Avaliação. Neste menu ficarão disponíveis as seguintes opções:

• Avaliação de Processos

• Listagens de Eliminação

• Listagens de Recolhimento

• Relatórios

Avaliação de Processos

Na funcionalidade Avaliação de Processos ficam concentrados todos os processos arquivados pelas respectivas unidades de arquivamento e que cumpriram o prazo de guarda corrente. Nesta tela o usuário poderá avaliar se as informações relativas ao processo estão adequadas, bem como alterar, se necessário, a classificação por assunto e enviar o processo para a etapa de preparação da listagem de eliminação ou para a etapa de preparação da listagem de recolhimento.

Nesta tela também é possível realizar pesquisas através dos filtros e imprimir a relação de processos.

Preparação da Listagem de Eliminação

Para indicar que um único processo deve ser enviado para a tela “Preparação da Listagem de Eliminação”, o usuário deverá clicar no ícone “Preparar Listagem de Eliminação”, presente na coluna ”ações do processo”, este ícone só será habilitado após transcorrido o prazo corrente do processo. Após o clique no botão, o sistema apresentará uma mensagem de confirmação. Para concluir a ação, o usuário deverá clicar em “Ok”.

Para indicar que mais de um processo deve ser enviado para a tela “Preparação da Listagem de Eliminação”, o usuário deverá selecionar todos os processos desejados via marcação de checkbox, e em seguida clicar no botão “Preparar Listagem de Eliminação” existente na parte superior direita da tela. Após o clique no botão, o sistema apresentará uma mensagem de confirmação. Para concluir a ação, o usuário deverá clicar em “Ok”.

ATENÇÃO

Nesta tela, caso tenha sido selecionado algum processo cuja destinação final não seja eliminação, o módulo irá desconsiderar a seleção.

Os processos enviados para preparação da listagem de eliminação passarão a ser listados no menu “Gestão Documental > Listagens de Eliminação > Preparação da Listagem”.

Preparação da Listagem

Para gerar uma listagem de eliminação, o usuário deverá selecionar os processos que deseja que componham a listagem e clicar em “Gerar Listagem de Eliminação”.

Ao gerar uma listagem, o sistema criará um novo processo contendo a listagem criada, que ficará disponível na tela de controle de processos, bem como no submenu “Gestão das Listagens”.

Adicionar observação e/ou justificativa VERIFICAR NA TELA DE PREPARAÇÃO.

Para registrar uma observação e/ou justificativa, o usuário deverá clicar no botão “Adicionar observação e/ou justificativa”, presente na grid do processo que deseja. Preencher o campo com a informação desejada e clicar em Salvar.

Após esta ação, a informação salva ficará disponível em tela no campo Observações e/ou Justificativas da Grid do processo.

Gestão das Listagens de Eliminação

A tela de Gestão das Listagens apresenta os processos de eliminação criados na fase de “Preparação da Listagem”. É possível visualizar a listagem de eliminação gerada clicando no número do processo.

Nesta tela é possível realizar pesquisas através dos filtros e imprimir a relação de processos de eliminação. Através da coluna “Ações” também é possível visualizar a relação de processos incluídos na listagem, clicando no ícone , realizar anotações por meio do ícone e editar a listagem de eliminação através de clique no ícone .

Ao editar a listagem de eliminação, serão apresentados dois novos ícones. Para adicionar processos à listagem gerada, clique no ícone . Serão apresentados os processos presentes na tela de preparação da listagem de eliminação. Selecione os processos que deseja incluir na listagem e em seguida clique em .

Para excluir processos da listagem gerada, clique no ícone . Em seguida selecione os processos que deseja excluir e clique em .

Para concluir a edição da listagem, clique no ícone . Nesse momento será gerada uma nova listagem de eliminação no processo.

ATENÇÃO

É possível excluir as listagens de eliminação antigas clicando no ícone . Apenas a última listagem gerada no processo não pode ser excluída. Após a assinatura da Listagem de Eliminação será possível gerar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Gerar Edital de Ciência de Eliminação

Após a assinatura da listagem de eliminação, será habilitado o ícone , que permite a geração do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Para gerá-lo, clique no ícone . O Edital será gerado no mesmo processo onde consta a Listagem de Eliminação de Documentos. Após a geração do Edital, ele deverá ser assinado pela autoridade competente.

Após sua edição e assinatura, o edital deverá ser publicado no Diário Oficial da União. Após a publicação, clique no ícone e preencha os campos referentes ao veículo de publicação “DOU”. A partir da data informada o módulo irá contabilizar o prazo configurado no parâmetro “Contagem do Prazo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” presente em Administração > Gestão Documental > Configurações. O prazo citado pode ser de 30 a 45 dias.

Executar Eliminação

Finda a contagem do prazo definido no edital, o módulo habilitará o ícone que permite a execução do procedimento de eliminação. Para eliminar os processos clique no ícone e confirme a execução do procedimento clicando em OK/Sim.

Os processos que constam na Listagem de Eliminação serão eliminados e ficarão indisponíveis para consulta, sendo preservados apenas os metadados.

Feita a eliminação, o Termo de Eliminação de Documentos será gerado de forma automática no processo de eliminação. O termo deverá ser editado e assinado pela autoridade competente.

ATENÇÃO

Os modelos de documentos “Listagem de Eliminação de Documentos”, “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e “Termo de Eliminação de Documentos” estão de acordo com a Resolução CONARQ nº 40, de 09 de dezembro de 2014.

Relação de Documentos Externos

O Módulo de Gestão Documental mostra a relação de documentos externos que foram eliminados no ícone . Tanto os documentos digitalizados, e sua localização, quanto os nato-digitais. Seus metadados também ficam guardados no módulo.

Preparação da Listagem de Recolhimento

Para indicar que um único processo deve ser enviado para a tela “Preparação da Listagem de Recolhimento”, o usuário deverá clicar no ícone “Preparar Listagem de Recolhimento”, presente na coluna ações do processo. Após o clique no botão, o sistema apresentará uma mensagem de confirmação. Para concluir a ação, o usuário deverá clicar em “Ok”.

Para indicar que mais de um processo deve ser enviado para a tela “Preparação da Listagem de Recolhimento”, o usuário deverá selecionar todos os processos desejados via marcação de checkbox, e em seguida clicar no botão “Preparar Listagem de Recolhimento” existente na parte superior direita da tela. Após o clique no botão, o sistema apresentará uma mensagem de confirmação. Para concluir a ação, o usuário deverá clicar em “Ok”.

ATENÇÃO

Nesta tela, caso tenha sido selecionado algum processo cuja destinação final não seja recolhimento, o módulo irá desconsiderar a seleção.

Os processos enviados para Preparação da listagem de recolhimento irão permanecer nesta tela até que seja disponibilizada a próxima versão do Módulo de Gestão Documental.

Gestão das Listagens de Recolhimento

Esta funcionalidade estará disponível a partir da próxima versão do módulo.