Módulo Gestão Documental do SEI#

O módulo Gestão documental do SEI traz consigo uma série de funcionalidades que visam contribuir para a gestão arquivística dos processos possibilitando o arquivamento, o desarquivamento, o controle dos prazos de guarda, a avaliação e a eliminação.

Essa seção tem por objetivo demonstrar as funcionalidades que serão disponibilizadas pelo módulo de Gestão Documental e também as configurações necessárias para o seu correto funcionamento.

O módulo Gestão Documental do SEI adiciona funcionalidades ao SEI, tais como:

icone_arquivar_processo Arquivar Processo – Possibilita o arquivamento de processos.

icone_desarquivar_processo Desarquivar Processo – Possibilita que um processo arquivado seja desarquivado e retorne para a tela de controle de processos.

icone_menu_pendenciar_de_arquivamento Menu Pendências de Arquivamento – Exibe todos os processos pendentes de arquivamento cuja unidade foi a última a concluir.

icone_menu_arquivo_da_unidade Menu Arquivo da Unidade – Concentra todos os processos arquivados pela unidade e que se encontram em fase de guarda corrente.

icone_menu_gestao_documental Menu Gestão Documental – Possibilita a avaliação dos processos, a geração de listagens, editais e termos de eliminação, bem como a efetivação da eliminação.

Acervo Global - Lista os processos sem andamentos abertos e cujas unidades por onde eles tramitaram encontram-se desativadas.

Neste manual serão detalhadas todas as parametrizações e funcionalidades do módulo.

Parametrizações#

No Sistema de Permissões (SIP)#

Concessão dos perfis#

O módulo Gestão Documental do SEI inclui dois novos perfis no SEI: perfil GD Arquivamento, que permite realizar o arquivamento e o desarquivamento de processos, e o perfil GD Avaliação, que permite realizar as configurações da gestão documental, a avaliação e a eliminação de processos.

ATENÇÃO

A partir da versão 4.1, o SEI possui menus e recursos de gestão documental nativos. Para o correto funcionamento do módulo Gestão Documental do SEI, é necessário que os recursos sejam desativados no SIP, menu Recursos > Listar, conforme orientação abaixo:

Recursos que devem ser desativados:

Recurso:

arquivamento_eliminacao_listar

avaliacao_documental_pesquisar

cpad_avaliacao_listar

cpad_cadastrar

cpad_listar

cpad_reativar

edital_eliminacao_listar

No Sistema Eletrônico de Informações (SEI)#

Acervo Global#

Esta funcionalidade lista os processos sem andamentos abertos e cujas todas as unidades por onde eles tramitaram encontram-se desativadas.

Acesse o menu Administração > Gestão documental > Acervo Global

../_images/GIF_Acervo_Global.gif

Configurações da Gestão Documental#

Por meio deste menu é possível configurar os tipos de processos e tipos de documentos que serão utilizados pelo Módulo. Além disso, é possível definir em dias a contagem do prazo do Edital de Ciência de Eliminação, a fim de que o módulo habilite a funcionalidade de eliminação dos processos ao final do prazo parametrizado.

ATENÇÃO

Por padrão, o Módulo Gestão Documental do SEI vem com o campo “Contagem do Prazo do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” pré-configurado em 30 (trinta) dias. É possível alterar esta configuração para até 45 dias, conforme prazo definido na Resolução nª 5 do CONARQ, de 30 de setembro de 1996.

Acesse o menu Administração > Gestão documental > Configurações

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Justificativas de Arquivamento e Desarquivamento#

Neste menu é possível listar, incluir e excluir as justificativas a serem selecionadas quando da execução das atividades de arquivamento e desarquivamento de processos.

O Módulo já conta com justificativas cadastradas previamente. Para incluir novas justificativas, acesse o Menu Gestão documental > Justificativas de Arquivamento/Desarquivamento > Novo e realize o cadastro.

../_images/01.Incluir_Novas_Justificativas.gif

Unidades de Arquivamento#

Neste menu é possível listar, excluir e cadastrar as unidades que poderão realizar o arquivamento e desarquivamento de processos. Para cada unidade de arquivamento cadastrada é necessário indicar também a unidade que será responsável por realizar a avaliação dos processos quando do cumprimento do prazo de guarda corrente.

Para cadastrar unidades de arquivamento, acesse o Menu Gestão documental > Unidades de Arquivamento e realize o cadastro.

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Uso do Sistema#

O sistema foi desenvolvido cumprindo as normativas de gestão documental expedidas pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Nacional de Arquivos – Conarq. O fluxo é baseado na Teoria das Três Idades, e possui três macroprocessos: o arquivamento, a avaliação e a destinação, incluindo seus respectivos procedimentos e operações técnicas.

ATENÇÃO

Na atual versão do Módulo as atividades referentes à destinação englobam apenas a eliminação. O recolhimento estará disponível na próxima versão do Módulo.

Arquivar Processo#

A primeira etapa para o início da contagem dos prazos de guarda inicia-se no momento do arquivamento do processo, procedimento que finda a ação administrativa objeto do processo.

O arquivamento segue as orientações da Portaria Interministerial MJ/MPOG nº 1677/2015.

O botão “Arquivar Processo” será utilizado para indicar que o último ato processual foi realizado, ou seja, tal processo não terá mais movimentações e estará pronto para iniciar a contagem dos prazos de guarda.

O arquivamento pode ser realizado através da tela de Pendências de Arquivamento e da tela do processo.

Para realizar o arquivamento, clique no ícone icone_arquivar_processo, escolha a justificativa e selecione ou altere o assunto. Em seguida, insira a senha e clique em “assinar”. O Termo de Arquivamento é gerado automaticamente e inserido no processo arquivado.

ATENÇÃO

Só é possível reabrir processos que estejam apenas concluídos. Processos arquivados precisam ser desarquivados para voltarem a tramitar.

Arquivando processo pelas Pendências de Arquivamento

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Arquivando processo por meio da Tela do Processo

../_images/05.Arquivamento_Tela_de_Processos.gif

O arquivamento impede que novos documentos ou andamentos sejam associados ao processo, sendo possível acessar apenas os seguintes ícones:

a.Iniciar Processo Relacionado;

b.Consultar Processo;

c.Acompanhamento Especial;

d.Adicionar aos Favoritos;

e.Anotações;

f.Gerar Arquivo PDF do Processo;

g.Gerar Arquivo ZIP do Processo;

h.Comentários;

i.Controle de Processos;

j.Pesquisar no Processo;

k.Consultar Histórico de Arquivamento do Processo;

l.Desarquivar Processo.

Arquivamento Legado#

O Arquivamento Legado é uma funcionalidade que permite o arquivamento do processo com data retroativa. Porém, essa ação só é permitida em processos sem andamentos abertos e concluídos em data anterior a atual. Ao instalar o módulo, os processos concluídos e sem andamentos abertos irão aparecer nas Pendências de Arquivamento da última unidade que o concluiu.

ATENÇÃO

No arquivamento legado não é possível selecionar uma data de arquivamento anterior à data da última conclusão do processo.

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Arquivo da Unidade#

Após arquivado, o processo ficará disponível no menu “Arquivo da Unidade” até o cumprimento do tempo de guarda em fase corrente.

Neste menu é possível pesquisar, imprimir e desarquivar processos.

Desarquivar Processo#

O botão “Desarquivar Processo” permite executar o desarquivamento, fazendo com que retorne para a tela de controle de processos da unidade que o desarquivou.

Para realizar o desarquivamento, clique no ícone icone_desarquivar_processo e escolha a justificativa. Em seguida, insira a senha e clique em “assinar”. O Termo de Desarquivamento é gerado automaticamente e inserido no processo desarquivado.

O desarquivamento de um processo poderá ser realizado por meio da tela do processo ou pelo menu “Arquivo da Unidade”.

Desarquivando processo pela tela Arquivo da Unidade

../_images/07.Desarquivamento_Tela_Arquivo_da_Unidade.gif

Desarquivando processo por meio da Tela do Processo

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Preparação da Listagem de Recolhimento#

Para indicar que um único processo deve ser enviado para a tela “Preparação da Listagem de Recolhimento”, o usuário deverá clicar no ícone “Preparar Listagem de Recolhimento”, presente na coluna ações do processo. Após o clique no botão, o sistema apresentará uma mensagem de confirmação. Para concluir a ação, o usuário deverá clicar em “Ok”.

../_images/16.Enviar_Processo_Individualmente_Tela_Preparacao_de_Listagem_de_Recolhimento.gif

Para indicar que mais de um processo deve ser enviado para a tela “Preparação da Listagem de Recolhimento”, o usuário deverá selecionar todos os processos desejados via marcação de checkbox, e em seguida clicar no botão “Preparar Listagem de Recolhimento” existente na parte superior direita da tela. Após o clique no botão, o sistema apresentará uma mensagem de confirmação. Para concluir a ação, o usuário deverá clicar em “Ok”.

../_images/17.Enviar_Processos_em_Lote_Tela_Preparacao_de_Listagem_de_Recolhimento.gif

ATENÇÃO

Nesta tela, caso tenha sido selecionado algum processo cuja destinação final não seja recolhimento, o módulo irá desconsiderar a seleção.

Os processos enviados para Preparação da listagem de recolhimento irão permanecer nesta tela até que seja disponibilizada a próxima versão do Módulo Gestão Documental do SEI.

Gestão das Listagens de Recolhimento#

Esta funcionalidade estará disponível a partir da próxima versão do módulo.