Operações básicas com documentos

Incluir Documentos

Por meio desse recurso, o usuário poderá incluir documentos (internos ou externos) em processos.

Para incluir um documento no processo, acesse o processo e clique no ícone “Incluir Documento” .

Em seguida, selecione o tipo do documento de forma similar à escolha do tipo do processo.

Nota

Assim como no “Tipo de Processo” serão exibidos os tipos de documentos já utilizados pela unidade. Para acessar a lista com todos os documentos disponíveis clique no botão

Em seguida, preencha os campos de cadastramento do documento, os quais são semelhantes aos campos do processo.

O campo Texto Inicial estará selecionado como sugestão a opção “Nenhum”. Se desejar, o usuário poderá selecionar um “Documento Modelo” ou um “Texto Padrão” para gerar o documento.

Caso seja selecionado “Documento Modelo”, o usuário deverá selecionar o modelo a ser utilizado. O documento utilizado como modelo deverá ser previamente indicado como Favorito para que esteja disponível para seleção do usuário.

Caso seja selecionado “Texto Padrão”, o usuário deverá selecionar o “Texto Padrão”. O texto padrão deverá ser criado previamente para que esteja disponível para seleção do usuário.

Os demais campos são os seguintes:

• Descrição: Insira informações que detalhem o documento em questão.

• Interessados: Insira o nome do(s) interessado(s) no mérito do documento, podendo ser pessoa física ou jurídica.

• Classificação por Assuntos: Campo destinado à classificação arquivística do documento.

• Observações desta unidade: Insira informações adicionais que facilitem a identificação e a recuperação do Documento.

O campo “Observações desta unidade” do documento também poderá ser preenchido por cada unidade em que o processo tramitar. As observações inseridas por outras unidades aparecem, na tela “Alterar Documento”, separadamente, na “’Lista de observações de outras unidades”. Não há possibilidade de uma unidade alterar as observações inseridas por outras unidades.

• Nível de Acesso

  • Público: os documentos estarão disponíveis para visualização de todos os usuários do órgão.

  • Restrito: o processo e seus documentos estarão disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar. Ao selecionar essa opção o sistema exibirá campo para seleção da hipótese legal de restrição. A indicação da hipótese é obrigatória e deverá seguir a legislação em vigor..

  • Sigiloso: o processo e seus documentos estarão disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados. Para marcar essa opção é necessário que o administrador do sistema indique previamente que esse tipo de documento pode ser marcado dessa maneira.

Após o preenchimento adequado dos campos de cadastramento, o usuário deverá clicar em Salvar.

Notas

1. A qualidade dos dados cadastrados auxiliará, posteriormente, na pesquisa do documento.

2. Ao marcar as opções “Restrito” ou “Sigiloso” no campo de Nível de Acesso do documento, todo o processo receberá a mesma classificação.

Após a confirmação da operação, o documento será inserido, automaticamente, na “Árvore do Processo” e ficará disponível para edição e para assinatura.

À direita do nome e do número de protocolo de cada documento, aparece a sigla da unidade que o gerou. Ao posicionar o cursor sobre a sigla, é informado o nome da unidade.

Inserindo um Documento Interno em um Grupo de Processos

Na tela “Controle de Processos”, marque a caixa de seleção ao lado do número dos processos em que deseja incluir o documento e clique no ícone “Incluir Documento” , disponível na Barra de Ícones.

Nesta forma de inclusão de documentos em processos, o usuário deverá:

• selecionar o “Tipo do Documento”;

• indicar, no campo “Texto Inicial”, o “Documento Modelo” ou o “Texto Padrão” que será utilizado;

• indicar o “Nível de Acesso” do documento; e

• selecionar um “Bloco de Assinatura” ou criar um novo bloco por meio de clique no botão “Novo”.

Após o preenchimento dos campos, clicar em “Gerar”

Caso o usuário tenha optado por inserir os documentos em um Bloco de Assinatura, será aberta a tela Blocos de Assinatura. Nela, o usuário poderá consultar, disponibilizar os documentos para assinatura de outras unidades e assinar os documentos gerados, bem como utilizar as demais funcionalidades disponíveis em tela.

Para mais detalhes, acesse o capítulo a respeito de Bloco de Assinatura.

Inserindo um Documento Externo

Para incluir um documento externo, o usuário deverá acessar o processo, clicar no ícone “Incluir Documento” e escolher o tipo de documento “Externo”. Esse tipo de documento sempre aparecerá no topo da lista de seleção.

Os seguintes campos ficarão disponíveis para preenchimento:

• Tipo do Documento: campo de seleção para indicação do tipo do documento externo (ex.: Alvará, anexo, acordo etc.).

• Data do Documento: data expressa no documento que será anexado.

• Número: número identificador expresso no documento (ex.: Ofício nº 12).

Nota

Caso o sistema legado da unidade seja o SEI versão 3.1, os registros anteriores terão seu Número armazenado no campo Nome na Árvore.

• Nome na Árvore: identificação do documento conforme deve aparecer na árvore do processo. O documento será exibido com “Tipo do Documento” + “Número” + “Nome na Árvore”.

• Formato:

  • Nato-digital: selecionar se o arquivo a ser registrado foi produzido em meio digital..

  • Digitalizado nesta Unidade: selecionar se os documentos foram obtidos a partir da digitalização de um documento em papel. Ao selecionar esta opção, o sistema disponibilizará mais dois campos para preenchimento: “Tipo de Conferência” e “Para Arquivamento”

    • Para Arquivamento: É necessário também informar se o documento original que foi digitalizado será encaminhado para arquivamento. Caso a caixa Para arquivamento seja marcada, posteriormente o documento em papel deverá ser encaminhado à Unidade responsável pelo arquivamento, seguindo as orientações do órgão para esse tipo de operação.

    • Tipo de Conferência: uma das opções abaixo deve ser selecionada.

      • Cópia autenticada administrativamente: é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público.

      • Cópia autenticada por cartório: é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia autenticada em cartório.

      • Cópia simples: é a opção escolhida quando o documento digitalizado for uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação.

      • Documento original: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for o original.

Nota

É importante destacar que o processo de digitalização deve seguir a legislação vigente. Em caso de dúvidas sobre a digitalização de documentos, entre em contato com a área de gestão documental do órgão.

• Remetente: identificação da pessoa física ou jurídica que encaminhou o documento para a unidade;

• Interessados: nome do(s) interessado(s) no mérito do documento, podendo ser pessoa física ou jurídica.

• Classificação por assuntos: refere-se à classificação arquivística do documento.

• Observações desta unidade: informações adicionais que facilitem a identificação e a recuperação do Documento.

• Nível de Acesso

  • Público: os documentos estarão disponíveis para visualização de todos os usuários do órgão.

  • Restrito: o processo e seus documentos estarão disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar. Ao selecionar essa opção o sistema exibirá campo para seleção da hipótese legal de restrição. A indicação da hipótese é obrigatória e deverá seguir a legislação em vigor estarão disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar.

  • Sigiloso: o processo e seus documentos estarão disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados. Para marcar essa opção é necessário que o administrador do sistema indique previamente que esse tipo de documento pode ser marcado dessa maneira.

• Anexar Arquivo: campo destinado à carga do arquivo a ser anexado. Para isso, o usuário deve clicar no botão “Escolher Arquivo” e selecionar o documento em seu computador.

Notas

1. O campo possibilita o upload de arquivos de até 200mb.

2. Ao realizar o upload de arquivo com extensão não habilitada no sistema, será exibida mensagem de alerta com a lista de extensões permitidas.

Após o preenchimento dos campos o usuário deverá clicar em Salvar.

Editar Documentos

Recurso destinado à inclusão e alteração do conteúdo dos documentos.

Notas

1.Recomenda-se que o sistema SEI esteja atualizado em sua última versão, para se obter a melhor experiência na utilização da funcionalidade de Edição de Textos.

2.Caso o usuário esteja utilizando versão do SEI anterior à versão 4.0.4.6, recomenda-se a utilização do navegador Mozilla Firefox. Pode-se utilizar o Google Chrome, desde que em sua versão mais recente.

Para editar um documento, clique no ícone “Editar Conteúdo” , disponível na Barra de Ícones do documento.

Uma janela para edição do documento será aberta. Após a edição, clique em Salvar para concluir a edição realizada.

Durante a edição do conteúdo do documento, o usuário poderá utilizar os recursos de formatação disponíveis na Barra de Ferramentas do Editor de Textos. Será possível a inclusão de imagens, links e autotextos, bem como a utilização de estilos de formatação pré-definidos.

Nota

O recurso de AutoTexto, disponível no Editor de Textos, possibilita a utilização de um Texto Padrão no conteúdo do documento.

É possível editar um documento já assinado eletronicamente desde que a caneta ao lado do seu número esteja na cor amarela . Esse ícone indica que o documento foi assinado, mas não foi tramitado e/ou visualizado por usuários de outra unidade. Após a edição será necessário assinar novamente o documento.

Incluindo Imagens em Documentos

Ainda na janela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local em que será inserida a imagem e clique no ícone Imagem , disponível na Barra de Ferramentas do Editor de Textos.

Em seguida, selecione a imagem desejada e clique em Ok.

Referenciando Documentos ou Processos

Há duas opções para referenciar documentos ou processos no texto:

1. Copiar, na Árvore do Processo, o link com o dado a ser referenciado e colá-lo no Editor de Textos.

O usuário deverá clicar no ícone do lado esquerdo do número do processo ou do nome do documento que deseja referenciar. Será aberto um campo em que o usuário poderá selecionar a forma como quer copiar o dado:

• como Texto ;

• como Link para o Editor ; ou

• como Link para acesso direto .

2. Utilizar o ícone “Inserir um Link para processo ou documento do SEI”, disponível na Barra de Ferramentas do Editor de Textos.

Ao clicar neste ícone, o sistema abrirá a tela para preenchimento do Protocolo. O usuário deverá inserir o número do processo ou protocolo do documento a ser referenciado e clicar em OK.

Notas

1. O link inserido no conteúdo do documento permite a recuperação imediata do processo ou documento referenciado.

2. É possível referenciar processos, documentos do próprio processo ou documentos de outro processo.

3. Ao copiar dados da Árvore do Processo como Texto e colá-los no Editor de Textos, evitam-se erros de digitação da informação no conteúdo do documento.

4. A opção de copiar da Árvore do Processo como um Link para acesso direto possibilita o acesso direto ao endereço eletrônico do processo ou documento selecionado. Assim, é possível compartilhar esse link com outros usuários do sistema.

Versões do Documento

Recurso que efetua o controle de versões do documento e permite sua consulta e recuperação. Uma nova versão do documento será gerada sempre que o documento for salvo.

Para consultar e recuperar versões de um documento, acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone “Versões do documento” .

Na tela seguinte, haverá um quadro contendo:

• as versões do documento;

• a data e hora de cada versão;

• o usuário; e

• a unidade responsável por cada versão.

Para visualizar uma das versões do documento, clique no ícone “Visualizar Versão” , na coluna Ações. Para recuperar determinada versão, clique no ícone “Recuperar Versão” .

Comparando duas versões de um documento

É possível comparar duas versões do documento e identificar as alterações efetuadas.

Para isso, na tela Versões do Documento, o usuário deverá selecionar duas versões e clicar no botão “Comparar Versões”.

Na janela aberta, os itens excluídos ficarão marcados com a cor vermelha e os itens incluídos, com a cor azul.

Consultar/Alterar Documentos

Recurso destinado a consulta ou alteração dos dados de cadastro do documento.

Para consultar ou alterar documentos, acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone “Consultar/Alterar Documento” , disponível na Barra de Ícones do documento.

Será aberta a tela Alterar Documento. O usuário poderá realizar as alterações necessárias e, em seguida, clicar no botão Salvar.

Notas

1. Para alteração dos dados de cadastramento do processo, o usuário deverá acessar o processo e clicar no ícone Consultar/Alterar Processo , disponível na Barra de Ícones do processo.

2. Qualquer unidade em que o processo tenha tramitado poderá inserir informações no campo Observações desta unidade. O preenchimento desse campo auxilia na Pesquisa do processo ou do documento realizada pela unidade que o preencheu.

Assinar Documento Interno

Recurso destinado a assinatura de documentos gerados no SEI.

Para o usuário assinar um documento interno, deverá selecionar o documento desejado e clicar no ícone Assinar Documento .

Nota

Também será possível assinar um documento no próprio Editor de Textos, por meio do botão , disponível na Barra de Ferramentas.

Na janela de assinatura do documento, o usuário deverá conferir as informações existentes nos campos Órgão do Assinante e Assinante; e preencher o campo Cargo/Função. A forma de assinatura poderá ser:

• Pela autenticação por senha – neste caso, o usuário deverá inserir a senha de login SEI no campo Senha e em seguida clicar em Assinar; ou

• Pelo certificado digital: neste caso, o usuário deverá clicar no botão Certificado Digital.

Nota

Para a realização da assinatura por certificado digital o usuário deverá ter o Java versão 8 ou superior, e o “Assinador de Documentos com Certificado Digital” instalados em seu computador.

• Para Windows: download da versão 1.1.0 do programa de instalação

• Para Linux ou MacOS: download do arquivo JAR. Para executar com o Java Runtime faça um duplo clique sobre o arquivo ou utilize a linha de comando:

java -jar assinador_sei_1.1.0.jar

OBS: esta opção também pode ser utilizada no Windows caso ocorra algum problema com o programa de instalação.

Na tela seguinte clicar no botão Disponibilizar dados para o assinador.

O usuário será direcionado ao programa Assinador de Documentos com Certificado Digital, nele, solicitar o processamento via clique no botão Processar dados de assinatura…. Após a exibição dos documentos proceder com a assinatura por meio do botão Assinar Documentos.

Notas

1. O botão “Ajuda” trará informações mais detalhadas do programa “Assinador de Documentos com Certificado Digital”.

2. O programa assinador poderá ser mantido aberto para realização de outras assinaturas, se necessário.

Após a assinatura, o documento será visualizado da seguinte forma:

O rodapé do documento conterá as informações relacionadas a sua assinatura eletrônica e trará link para conferência da sua autenticidade.

Além disso, ao assinar um documento, o ícone caneta amarela ficará disponível ao lado do número do documento, indicando que ele foi assinado, mas ainda não foi acessado por usuários de outra unidade. Nesse caso, ainda é permitida sua edição.

Quando o documento assinado for acessado por usuários de outra unidade, o ícone ao lado do documento passará para caneta preta . Nesse caso, sua edição não é permitida.

Notas

1. O documento pode conter quantas assinaturas forem necessárias. Porém, se o documento necessitar da assinatura de usuários de unidades diferentes, será preciso disponibilizá-lo em um Bloco de Assinatura. Para mais informações, acessar o Item Bloco de Assinaturas.

2. É possível obter informações sobre as assinaturas posicionando o cursor ou clicando sobre o ícone da caneta ao lado do número do documento.

Excluir Documento Interno ou Externo

Em casos específicos, é possível a exclusão de documentos do processo.

Para excluir um documento, acesse o processo, selecione o documento que deseja excluir e clique no ícone “Excluir” , disponível na Barra de Ícones.

Ao clicar no ícone, será necessário confirmar a operação para exclusão do documento.

Notas

1. O ícone “Excluir” ficará visível na Barra de Ícones do documento somente quando o procedimento de exclusão for permitido.

2. Documentos que poderão ser excluídos do processo:

1. Documento gerado e não assinado.

2. Documento gerado, assinado e com a caneta amarela (ainda não tramitado ou visualizado por outra pessoa/unidade).

3. Documento externo que ainda não tramitou, não foi visualizado por outra unidade e não foi concluído e reaberto.

3. O documento excluído não ficará disponível na Árvore do Processo.

4. O ícone “Excluir” ficará visível também na Barra de Ícones do processo quando o procedimento de exclusão do processo for permitido.

Cancelar Documento

Recurso destinado ao cancelamento de documentos que já tenham sido visualizados ou tramitados, ou seja, que não possuem os requisitos para o procedimento de exclusão.

Para cancelar um documento, acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone “Cancelar Documento” . Para realizar o cancelamento, será necessária a inclusão do motivo do cancelamento. Após o preenchimento, clique em Salvar.

Após esse procedimento, o documento permanecerá na Árvore do Processo, com seu nome esmaecido e com o ícone de cancelamento à sua esquerda, porém não será possível acessar seu conteúdo. Ao posicionar o cursor sobre seu nome, será possível visualizar o motivo do cancelamento.

Notas

1. O cancelamento de documentos só é permitido aos usuários da unidade em que o documento foi gerado ou inserido.

2. O ícone “Cancelar Documento” não será exibido na Barra de Ícones, se ainda for possível excluir ou alterar o conteúdo do documento.

3. Só será permitido o cancelamento de um documento que não caiba mais edição ou exclusão, ou seja, documentos que tiveram sua tramitação ou ciclo de assinaturas completo.