Outras operações com Documentos#
Favoritos#
Recurso que permite salvar um documento inteiro como modelo, para utilização do seu formato e conteúdo na confecção de outros documentos. Após a criação do novo documento, será possível editar o seu conteúdo, não causando alterações no documento usado como modelo.
Nota
Um processo também poderá ser incluído em “Favoritos”, porém, nesse caso, não haverá possibilidade de ele ser utilizado como modelo para geração de outro processo. A sua inclusão em “Favoritos” facilitará a busca e a organização de processos no âmbito da unidade.
Para salvar um documento como modelo Favorito, selecione o documento e clique no ícone “Adicionar aos Favoritos” 
.
Na tela seguinte, o usuário deverá selecionar um “Grupo de Favoritos” ou criar um “Grupo”, clicando no ícone “Novo Grupo de Favoritos” 
. Em seguida, preencher o campo “Descrição” e salvar.
Será aberta a tela “Favoritos do Documento”. Nessa tela, o usuário poderá:
Adicionar o documento em outro “Grupo de Favoritos”, por meio do botão “Adicionar”, visto que um documento poderá ser incluído em mais de um Grupo de Favoritos.
Excluir o documento Favorito por meio do ícone “Excluir Favorito”
, disponível na coluna Ações, ou por meio do botão Excluir.
Alterar o documento Favorito por meio do ícone “Alterar Favorito”
, disponível na coluna Ações.
Situações de Utilização de um Documento Salvo em Favoritos#
O Documento salvo em Favoritos (modelo de documento) poderá ser utilizado nas seguintes situações:
Ao criar um documento no processo, tela “Gerar Documento”: na seção “Texto Inicial”, seleção “Documento Modelo”, serão disponibilizadas duas opções: Campo para inclusão do número do protocolo do documento; e o botão Selecionar Favorito.
Ao clicar em “Selecionar Favoritos”, serão listados todos os documentos salvos em Favoritos. Na coluna ações, o usuário deverá clicar no ícone “Selecionar Este Favorito” |transpor|correspondente ao documento desejado; ou selecionar o documento e clicar no botão Transportar.
Após a seleção, o campo será preenchido automaticamente com o número do protocolo.
No campo em branco, será possível que o usuário inclua o número de protocolo do documento a ser utilizado, não necessariamente dos Favoritos.
Ao incluir um documento no processo, tela “Incluir Documentos em Processos”: na seção “Texto Inicial”, seleção “Documento Modelo”, serão disponibilizadas duas opções: Campo para inclusão do número do protocolo do documento; e o botão Selecionar Favorito. O comportamento para preenchimento dos campos será o mesmo apresentado no item acima.
Criando um Grupo de Favoritos#
A criação de um grupo de favoritos poderá ocorrer de duas formas:
ícone Adicionar aos Favoritos existente na barra de ícones do processo; ou
Na opção Favoritos do menu principal.
Tela do Processo – Ícone Adicionar aos Favoritos#
Para criar um Grupo de Favoritos, acesse o processo e, na Barra de Ícones, clique no ícone “Adicionar aos Favoritos”
.
Ao abrir a janela “Novo Favorito”, clicar no ícone “Novo Grupo Favoritos”
, que fica ao lado da caixa Grupo.
Na janela “Novo Grupo de Favorito”, preencher o campo “Nome” e, em seguida, clique em Salvar.
Menu Principal – Opção Favoritos#
Também é possível criar um Grupo de Favoritos acessando a opção “Favoritos”, no Menu Principal.
Na tela “Favoritos”, clique no botão “Grupos”.
Na tela “Grupos de Favoritos”, o usuário visualiza os Grupos existentes e, por meio do botão “Novo”, poderá criar um Grupo.
Informe o nome do grupo no campo “Nome” e clique em Salvar.
Para retornar a tela de “Favoritos” clique em Fechar.
Na tela “Favoritos”, são exibidos todos os documentos e processos incluídos em “Favoritos”. A Lista de Favoritos apresenta as seguintes informações a respeito do modelo incluído em Favoritos:
Protocolo;
Tipo;
Usuário responsável;
Data e hora da inclusão;
Descrição; e
Grupo.
Nessa tela, é possível também:
selecionar Grupos de Favoritos específicos para visualização na tela;
pesquisar Grupos por Palavras-chave;
na coluna Ações, encontram-se os ícones Alterar Favorito
e Excluir Favorito , que permitem realizar essas ações no Protocolo correspondente;acessar Grupos, para alterá-los ou excluí-los; e
excluir “Favoritos”.
Textos Padrão#
Recurso que viabiliza a criação de um fragmento de texto que pode ser utilizado na elaboração de documentos ou de e-mails gerados no sistema. O Texto Padrão é editável.
Para criar um texto padrão, acesse o Menu Principal e selecione a opção “Textos Padrão”.Na tela seguinte, clique no botão “Novo”.
Na tela “Novo Texto Padrão Interno”, preencha os campos “Nome”, “Descrição” e “Conteúdo” e depois clique em Salvar.
Nota
Na criação do Texto Padrão, ao preencher o campo Conteúdo, o usuário poderá utilizar os recursos de formatação disponíveis no Editor de Textos. Além disso, será possível incluir variáveis que permitem a recuperação de dados no sistema. Para verificar as variáveis disponíveis, clique no ícone “Ajuda” 
, que fica ao lado do campo Conteúdo.
Na tela seguinte, será possível “Consultar” 
, “Alterar” ou “Excluir” um Texto Padrão, por meio das opções disponíveis na coluna Ações.
Situações de Utilização de um Texto Padrão#
O Texto Padrão poderá ser utilizado nas seguintes situações:
Ao criar um documento no processo, tela “Gerar Documento”: na seção “Texto Inicial”, seleção “Texto Padrão”, será disponibilizada uma caixa de seleção com os textos padrão existentes para que o usuário selecione o que melhor se adequar a sua necessidade.
Ao incluir um documento no processo, tela “Incluir Documentos em Processos”: na seção “Texto Inicial”, seleção “Texto Padrão”, será disponibilizada uma caixa de seleção com os textos padrão existentes para que o usuário selecione o que melhor se adequar à sua necessidade.
Na janela de edição do documento: ao clicar no botão “Autotexto”
, disponível na Barra de Ferramentas, será aberta a janela “Autotexto”. Nela, será possível selecionar um Texto Padrão existente; e, em seguida, basta clicar no botão OK.
Na janela “Enviar Correspondência Eletrônica”: na caixa “Mensagem” é possível selecionar um Texto Padrão existente.
Mover Documentos Externos#
O SEI disponibiliza um modo de mover documentos externos de um processo para outro. Essa funcionalidade é útil, por exemplo, nos casos em que o protocolo recebe um documento externo em um novo processo, no entanto, já existe um processo aberto para tratar daquele assunto. Para mover um documento externo para outro processo, selecione o documento e clique no ícone “Mover Documento para outro Processo” .
Será aberta a tela “Mover Documento”, onde o usuário deverá inserir o número do processo de destino e clicar em “Pesquisar”. Automaticamente o campo “Tipo” será preenchido com o respectivo tipo de processo de destino, e será habilitado o campo “Motivo” para preenchimento. Complementados os campos necessários, basta clicar no botão “Mover”.
O processo de destino receberá o documento em sua árvore. O registro da transferência ficará disponível na consulta ao andamento do processo.
Nota
Os documentos gerados no sistema não são movidos, mas podem ser referenciados em outros documentos, de modo que seja inserido um link que permita a visualização do documento, não importa em que processo estiver. Para maiores informações, consultar o item “Referenciar documentos ou processos”.
Ordenar Árvore do Processo#
O SEI permite a alteração da ordem dos documentos na árvore de um processo. Essa funcionalidade serve para corrigir inserções de documentos que, dispostos em sequência cronológica, acabam dificultando o entendimento das informações de um processo.
Para alterar a ordem de documentos da árvore de um processo, acesse o processo e clique no ícone “Ordenar Árvore do Processo” 
.
A tela “Ordenar Árvore do Processo” será aberta. Nela, o usuário poderá reorganizar a ordem dos documentos na árvore selecionando o documento e utilizando os ícones “Mover Acima Protocolo Selecionado” 
ou “Mover Abaixo Protocolo Selecionado” 
.
Feita a reorganização dos documentos, clique em “Salvar” para registrar a ação.
Publicar/Agendar Publicação#
Antes de realizar a publicação/agendamento da publicação, o usuário deverá:
realizar os ajustes de texto e formatação do documento conforme padrão estabelecido em normativos vigentes;
proceder à revisão gramatical e ortográfica do ato de acordo com a norma padrão da língua portuguesa e uso do padrão culto da linguagem;
providenciar a assinatura eletrônica da autoridade competente no ato a ser publicado.
Para publicar ou agendar a publicação de um documento no Boletim de Serviço Eletrônico, acesse a versão final do documento/ato a ser publicado e clique no ícone “Agendar Publicação” 
.
A tela “Agendar Publicação” será aberta. Nela, preencha os campos conforme descrito abaixo:
Documento: campo preenchido automaticamente pelo sistema com o número do documento;
Tipo: campo preenchido automaticamente com o tipo do documento informado durante a inclusão do documento no processo;
Assinantes: campo preenchido automaticamente com o nome dos usuários que assinaram o documento;
Motivo: campo preenchido automaticamente com a opção “Publicação”;
Veículo: campo preenchido automaticamente com a opção “Boletim de Serviço Eletrônico”;
Disponibilização: campo preenchido automaticamente com a data atual, para publicação imediata. Para agendamento, basta informar data futura;
Resumo: campo obrigatório, deve ser preenchido com texto que deve conter os elementos para identificação do ato, como uma ementa, descrevendo a finalidade do documento;
Imprensa Nacional: campo para preenchimento apenas se o ato, eventualmente, já tiver sido publicado no Diário Oficial da União.
Ao preencher os campos, clique em “Salvar”.
Se a data de disponibilização for a data atual, a indicação da publicação do documento será apresentada na árvore do processo, ao lado da identificação do documento, por meio do ícone
, e no canto superior direito do documento, na tarja de publicação.
Nota
O ícone ao lado da identificação do documento e a tarja de publicação só serão exibidos quando o documento for publicado, na data agendada.
Quando se tratar de agendamento de publicação, o agendamento poderá ser
consultado, alterado ou cancelado por meio do ícone “Visualizar Publicações/Agendamentos” 
, na tela do documento.
Notas
A gestão das publicações está restrita a usuários com perfil “Publicador”, em Unidades Publicadoras.
As unidades não publicadoras gerarão apenas as minutas desses atos, e a versão final a ser publicada será gerada apenas pela Unidade Publicadora, onde será numerada, quando for o caso, e publicada.
Visualizando Publicações/Agendamentos#
Para visualizar as publicações/agendamentos de publicações de um documento, selecione o documento publicado/agendado e clique no ícone “Visualizar Publicações/Agendamentos” .
Documento Publicado: usuário terá um resumo das informações relativas à publicação, sendo possível a alteração dos dados relativos à seção “Impressa Nacional”, por meio do ícone “Alterar dados de Publicação”
.
Nota
Não é possível excluir ou cancelar a publicação já realizada, apenas os agendamentos realizados, enquanto ainda não tiverem sido publicados.
Documento com agendamento de publicação: usuário terá um resumo das informações relativas à publicação, sendo possível consultar, alterar, por meio do ícone “Alterar Agendamento”
, ou cancelar, por meio do ícone “Cancelar Agendamento” 
, a publicação.
Gerando Publicação Relacionada#
Para gerar uma publicação relacionada a um documento publicado, selecione o documento e clique no ícone “Gerar Publicação Relacionada” 
. Na tela “Gerar Publicação Relacionada”, preencha os campos disponíveis e clique em “Salvar”.
Essa ação irá gerar uma cópia do documento publicado. Tal documento ficará disponível na árvore de documentos do processo.
Autenticar Documentos Externos#
Esse recurso permite ao usuário efetuar a autenticação de documentos digitalizados inseridos no sistema, com login e senha ou certificado digital.
Notas
A autenticação de documento externo só será possível se o documento incluído no processo for classificado no campo “Formato” como “Digitalizado nesta Unidade” e no campo “Tipo de Conferência” como “Cópia Autenticada Administrativamente”.
Somente Unidades protocoladoras poderão autenticar documentos externos.
Para autenticar um documento externo, selecione-o na Árvore do Processo e depois clique no ícone “Autenticar Documento” 
.
Na janela “Autenticação de Documento”, o usuário deverá conferir os dados do órgão, do assinante e o cargo/função selecionado. Em seguida:
inserir a senha do sistema e clicar em “Assinar”; ou
utilizar o certificado digital, clicando no link Certificado Digital.
O ícone “Autenticado Por” 
aparecerá ao lado do documento autenticado e, ao posicionar o cursor ou clicar sobre esse ícone, serão exibidos os dados referentes à autenticação: nome do usuário, cargo/função e unidade.
O usuário poderá visualizar a autenticação do documento clicando sobre o botão “Visualizar Autenticações” que fica no lado direito da tela, abaixo da Barra de Ícones.
A autenticação do documento se comporta conforme imagem abaixo, exibindo fora do documento a tarja com os dados da autenticação. Para retornar à visualização do documento em tela, o usuário deverá clicar no botão “Ocultar Autenticações”.
Nota
O documento autenticado terá o ícone “Autenticado Por” na cor amarela até que já tenha sido visualizado ou tramitado, passando assim a cor preta .
Gerar Circular#
Esse recurso permite gerar documentos circulares individuais para cada destinatário, a partir de um documento-matriz e dos dados de contatos cadastrados no SEI.
Os documentos gerados poderão ser inseridos em Bloco de Assinatura e encaminhados para os e-mails associados aos contatos.
Para gerar um documento circular, acesse o processo e inclua o documento que servirá de base para a geração dos demais. Após a inserção do conteúdo, salve o documento e feche a janela do Editor de Textos.
Com o conteúdo do documento pronto, clicar no ícone “Gerar Circular” 
.
Na tela “Gerar Circular”, informe os destinatários e escolha um Bloco de Assinatura ou crie um Bloco, para a assinatura dos documentos. Após o preenchimento dos campos, clique no botão “Gerar”.
O sistema direciona o usuário para a tela “Documentos do Bloco de Assinatura”, em que é possível consultar os dados do processo ou dos documentos ali inseridos, bem como assiná-los.
Notas
Para uso desse recurso, o Administrador precisa habilitar a opção “Permite Destinatários” para aquele tipo de documento.
Para preenchimento do campo Destinatários, o usuário poderá digitar o nome do destinatário ou utilizar o ícone “Selecionar Contatos para Destinatários”
, que fica do lado direito da tela. Ao clicar nesse ícone, será aberta a janela “Selecionar Contatos”. Nela, é possível selecionar um ou vários contatos, bem como utilizar filtros para seleção dos contatos.
A assinatura dos documentos inseridos no Bloco de Assinatura também poderá ser efetuada acessando o Menu Principal, opção Blocos e, depois, Assinatura. Ver mais no item “Bloco de Assinatura”
Enviando o Documento Assinado, por E-mail, ao Destinatário#
Para encaminhar os documentos assinados, por e-mail, aos respectivos destinatários, acesse o processo e selecione o documento-base que gerou a circular. Ele aparecerá na “Árvore do Processo” com o seguinte ícone à esquerda: . Após selecionar o documento-base, clique no ícone “Gerar Circular” , que se encontra na Barra de Ícones do documento.
Na tela “Gerar Circular”, selecione os destinatários para os quais deseja enviar o e-mail e, para o encaminhamento, clique no botão “Enviar E-mail”.
Na tela “Enviar Circular”, insira o assunto, o conteúdo da mensagem e clique em “Enviar”.
O sistema emitirá mensagem de confirmação do envio e os e-mails enviados passarão a compor, automaticamente, a “Árvore do Processo”.
Nota
A gestão e a atualização dos dados dos destinatários no módulo “Contatos” são essenciais para o funcionamento adequado da funcionalidade “Gerar Circular”. Portanto, se algum dos destinatários não possuir e-mail cadastrado, apesar de o sistema gerar o documento circular, não será possível encaminhá-lo a esse destinatário.