Restrição de Acesso

Processos Restritos

Os processos restritos são acessíveis somente aos usuários das unidades pelas quais tramitaram.

Processos e documentos restritos são indicados por meio do ícone “Acesso Restrito” , existente ao lado do processo ou documento.

Processos e documentos restritos poderão ser localizados pela “Pesquisa Rápida” nas unidades em que o processo não tenha tramitado. Entretanto, essas unidades não terão acesso ao conteúdo dos documentos, conseguirão apenas visualizar a “Árvore do Processo” e utilizar a funcionalidade “Consultar Andamento”.

Processos sigilosos

Diferentemente dos processos públicos e restritos, os Processos Sigilosos não têm trâmite unidade a unidade. O acesso a esses processos é disponibilizado a usuários específicos que devam atuar no processo, mediante concessão de Credencial de Acesso ou Credencial de Assinatura, conforme o caso.

Todas as vezes que o usuário for acessar o processo sigiloso, será solicitada a Identificação de Acesso, com necessidade de informação de senha.

Processos e documentos sigilosos são indicados por meio do ícone “Acesso Sigiloso” , existente ao lado do processo ou documento.

Na tela Controle de Processos, os processos sigilosos são identificados por meio de tarja sobre seu número. Essa tarja pode.

• ser vermelha , se o processo ainda não foi acessado;

• ser preta , se o processo já foi acessado alguma vez; ou

• ser azul , se o processo foi acessado na sessão atual.

Nota

Somente os usuários com Credencial de Acesso visualizam o processo sigiloso, caso este não esteja concluído, na tela Controle de Processos.

Acessando Processo Sigiloso

Ao selecionar um processo sigiloso para acesso, o sistema abrirá automaticamente a janela Identificação de Acesso. O usuário deverá preencher o campo “Senha” e, em seguida, clicar no “Enter” ou no botão “Acessar”.

Concedendo, Cassando ou Renovando Credencial de Acesso

O usuário que iniciar o processo sigiloso é o responsável por conceder a Credencial de Acesso ao(s) usuário(s) que tiver(em) que atuar no processo.

Para isso, o usuário que iniciou o processo deverá acessar o processo e, em seguida, clicar no ícone “Gerenciar Credenciais de Acesso” .

Na tela “Gerenciar Credenciais”, preencher o campo “Conceder Credencial para” com nome do usuário que deseja conceder o acesso ao processo. Por fim, clicar no botão “Conceder”.

Na tela “Gerenciar Credenciais”, será exibida a Lista de Credenciais Concedidas/Cassadas e as seguintes informações e ações relacionadas a estas:

• usuário que as concedeu e sua unidade;

• usuário que as recebeu e sua unidade;

• data e hora da concessão; e

• data e hora da renovação e cassação, se for o caso.

• Ações: * Cassar Credencial de Acesso - é utilizada quando se deseja retirar a Credencial de Acesso de determinado usuário. A data e hora da cassação serão exibidas na coluna Cassação. * Renovar Credencial de Acesso - é utilizada quando se deseja renovar a Credencial de Acesso de determinado usuário. A data e hora da renovação serão exibidas na coluna Renovação da Lista de Credenciais Concedidas/Cassadas.

Notas

1. O usuário que receber uma “Credencial de Acesso” poderá conceder “Credencial de Acesso” a outros usuários. Após realizar as ações necessárias no processo, terá possibilidade de:

1. Renunciar à Credencial, caso não precise mais ter acesso ao processo.

2. Concluir o processo, caso necessite permanecer com o acesso para atuação posterior.

2. Quando se utiliza a funcionalidade “Renovar Credencial de Acesso” em um processo sigiloso que foi concluído, ele será automaticamente reaberto e aparecerá no topo da tela “Controle de Processos”.

3. Não é possível renovar uma “Credencial de Acesso” que foi cassada. Nesse caso, será necessário conceder uma nova “Credencial de Acesso” ao usuário.

4. O usuário não conseguirá renunciar à “Credencial de Acesso” caso seja o único com acesso ao processo. Nesse caso, o sistema exibirá uma mensagem com essa informação.

5. O processo sigiloso pode ser concluído sem que o usuário renuncie à “Credencial de Acesso”. Nessa situação, o usuário conseguirá localizar processo sigiloso e acessá-lo pela “Pesquisa”. Se desejar, poderá reabrir o processo sigiloso.

Consultando os Processos com Credencial de Acesso na Unidade

Cada usuário poderá consultar, em determinada unidade, os processos nos quais tem “Credencial de Acesso” para atuar. Para isso, basta clicar no ícone “Processos com Credencial de Acesso nesta Unidade” , disponível na tela “Controle de Processos”.

Em seguida, preencher o campo “Senha” e clicar em “Enter” ou no botão “Acessar”, existentes na janela “Identificação de Acesso”.

Será aberta a tela “Processos com Credencial na Unidade”. Nela, serão exibidos todos os processos sigilosos em que o usuário possui “Credencial de Acesso”. Eles serão listados por número, data de autuação, tipo e as observações da Unidade referentes a cada processo. Para acessar um processo, clique sobre seu número.

Ainda na tela “Processos com Credencial na Unidade” será possível pesquisar por processos sigilosos da Unidade ou transferir a credencial de acesso.

• Botão “Pesquisar”: permite ao usuário a pesquisa de processos sigilosos da Unidade que o usuário tem acesso. Os seguintes campos poderão ser utilizados como filtros de pesquisa:

  • Número do Processo;

  • Tipo do Processo;

  • Interessado;

  • Observações desta Unidade; e

  • Período de Autuação.

• Botão “Transferir”: permite ao usuário fazer a transferência de credencial na Unidade. Para realizar a transferência de credencial, selecionar o(s) processo(s) que deseja transferir e clicar em “Transferir”. Na tela Seguinte, indicar o nome do usuário destinatário e clicar em “Salvar”.

Nota

Essa ação não cancelará a Credencial de Acesso do usuário que fez a transferência.

Concedendo ou Cassando Credencial de Assinatura

A funcionalidade “Credencial de Assinatura” possibilita que outro usuário assine ou edite documento sigiloso.

Para conceder uma “Credencial de Assinatura”, o usuário deverá acessar o processo sigiloso, selecionar o documento que deverá ser assinado ou editado e clicar no ícone “Gerenciar Credenciais de Assinatura” .

Na tela seguinte, preencher o campo “Conceder Credencial de Assinatura para” com o nome do usuário que receberá a Credencial e clicar no botão “Conceder”.

Ao conceder o acesso, será exibida a “Lista de Credenciais de Assinatura”. Nela, encontram-se as seguintes informações sobre as Credenciais de Assinatura concedidas, como:

• usuário que as concedeu;

• usuário que as recebeu e respectiva unidade;

• data e hora da concessão;

• data e hora da cassação e da utilização, se for o caso.

Também será possível nessa tela a cassar uma credencial por meio do ícone “Cassar Credencial de Assinatura” .

O usuário que receber uma Credencial de Assinatura visualizará o ícone “Documento com Credencial de Assinatura” ao lado do número do processo, na tela Controle de Processos, e ao lado do número do documento, na Árvore do Processo.

Para editar ou assinar um documento com “Credencial de Assinatura”, após acessar o processo, selecione o documento na Árvore do Processo e, em seguida, o usuário deverá clicar no ícone “Editar Conteúdo” ou “Assinar Documento” .

Notas

1. Ao receber uma credencial de assinatura em um documento sigiloso, o usuário passará a ter acesso ao conteúdo do processo.

2. A credencial de assinatura concedida e, posteriormente, cassada continuará constando na “Lista de Credenciais de Assinatura”.

3. A cassação da credencial de assinatura não retira a credencial de acesso ao processo adquirida pelo usuário quando recebeu a credencial para assinatura ou edição do documento sigiloso. Para retirar a credencial de acesso desse usuário, será necessário selecionar o processo, clicar no ícone “Gerenciar Credenciais de Acesso” , disponível na Barra de Ícones do processo, e cassar a credencial de acesso do usuário, por meio do ícone “Cassar Credencial de Acesso” .

4. Não é possível cassar credencial de acesso concedida ao mesmo usuário em outra unidade. Nesse caso, será necessário que o usuário renuncie à Credencial de Acesso naquela unidade.

Gerenciamento dos Processos Sigilosos na Unidade

É possível gerenciar os processos sigilosos gerados e recebidos na unidade, ainda que não possuam Credencial de Acesso ativa no momento, por meio do relatório “Acervo de Processos Sigilosos na Unidade”, disponível no menu “Relatórios” do menu principal.

Nota

Nem todos os usuários têm acesso a esse relatório. Para acessá-lo, é necessário solicitar ao “Administrador do Sistema” o perfil “Acervo de Sigilosos da Unidade”.

Na janela “Identificação do Acesso”, inserir a senha e clicar em “Enter” ou no botão “Acessar”.

Em seguida, será aberta a tela “Acervo de Processos Sigilosos da Unidade”. Nela, serão listados os processos sigilosos gerados e recebidos na unidade, com as seguintes informações:

• Processo;

• Data de Autuação;

• Tipo;

• Observações da unidade;

• Acompanhamento Especial (Data, Usuário, Grupo, Observações);

• Credenciais na unidade; e

• Ações

  • Ativar Credencial na Unidade

  • Cancelar Credenciais Inativas na Unidade

Na coluna “Credenciais na Unidade” são identificadas as Credenciais ativas, as Credenciais inativas (sem permissão na unidade) e as Credenciais finalizadas (renúncia/cassação/anulação/cancelamento), conforme as cores da legenda apresentada na tela.

Além disso, será possível que o usuário gere uma planilha com os dados presentes na lista, a partir de processos selecionados, por meio de clique no botão “Gerar Planilha” ou realizar uma pesquisa dos processos sigilosos da unidade, com o auxílio dos campos de filtro presentes em tela, por meio de clique no botão “Pesquisar”.

Notas

1. As ações relacionadas à credencial de acesso e à credencial de assinatura ficam registradas no “Histórico” do processo sigiloso, o qual poderá ser acessado por meio da funcionalidade “Consultar Andamento”.

2. O botão “Ativar Credencial” e o botão “Cancelar Credencial Inativa” possibilitam, respectivamente, a ativação e o cancelamento de credencial de vários processos de uma só vez para um mesmo usuário na unidade.